Was ist ein Gemba Walk?

"Gemba Walk" oder: "Go and see" statt "Sit and wish". 

Das geheimnisvoll klingende Wort "Gemba" kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie "der wahre Ort". Bei einem "wahren Ort" handelt es sich um einen Ort, der im Zentrum einer Tätigkeit oder einer Beobachtung steht. Für einen Polizisten kann dies beispielsweise ein Tatort sein oder für einen Journalisten der Ort, an dem seine Story spielt. Für Menschen im Lean-Umfeld sind "wahre Orte" die Orte, an denen Arbeit stattfindet, an denen also Wertschöpfung erfolgt. Auf Bedeutung im Lean-Umfeld bezieht sich der folgende Text.

Taiichi Ohno und der Kreidekreis. 

Gemba Walk ist wichtig für das Management, um die Abläufe und Herausforderungen der eigenen Organisation besser zu verstehen: Anstatt sich rein auf Berichte, ggf. sogar über mehrere Ebenen, zu verlassen, schaut man sich die Situation selbst vor Ort an. 

Eine Anekdote von Taiichi Ohno (Erfinder des Toyota-Produktionssystems und damit Vater des Lean Thinking): Er hat jeden Manager, den er eingestellt hat am ersten Tag in die Produktionshalle mitgenommen, einen Kreis aus Kreide auf den Boden gemalt und dem Manager gesagt, er solle sich dort reinstellen und den Tag über die Abläufe beobachten. Er solle erst wieder aus dem Kreis raustreten, wenn er - basierend auf seinen Beobachtungen - Vorschläge für Verbesserungen gefunden habe. 

Den Gemba Walk erleben. 

"Gemba Walk", oft gleichgesetzt mit "Go and See", bedeutet: Ich gehe an diese Orte und erfahre dort durch Beobachtung und Befragung, also quasi live und mit allen Sinnen, die jeweils aktuelle Realität. 
 Damit verstehe ich Prozesse und Anforderungen besser und kann so Vermutungen zu Prozess-Schritten, blutleere Prozessdokumentationen o.ä. durch Erfahrungen und vor Ort erhobene Fakten ersetzen. Das wiederum erlaubt mir, Prozesse besser zu unterstützen, weil ich denjenigen der die Arbeit macht und seine Situation besser verstehe. Entsprechend läßt sich als Hauptziel des Gemba Walks ableiten: 
Möglichkeiten für Continuous Improvement identifizieren und im Nachgang umsetzen. Im Endeffekt handelt es sich bei Gemba Walks also um Arbeitsplatzbegehungen mit dem Ziel, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, um durch deren Umsetzung die Produktivität zu erhöhen.

Wer macht eigentlich Gemba Walks und warum?

Gemba Walks sind Bestandteil des Lean Production Processes. Ursprünglich wurden sie eingeführt, um dem Management die Bedingungen in der Produktion nahe zu bringen und damit verlässlichere Grundlagen für Verbesserungen zu vermitteln. 
Quasi: "Go and see." anstatt "Sit and wish.". Gemba-Walks bieten sich an, durch Team von Kollegen unterschiedlicher Abteilungen durchgeführt zu werden. So lassen sich möglichst viele Perspektiven vereinen und damit am Ende ein möglichst umfassendes Verständnis erreichen.

Gemba Walks können Überraschungen bieten.

Grundsätzlich sind Gemba Walks aber für all diejenigen sinnvoll, die Produkte oder Services entwickeln oder liefern. Grund hierfür ist, dass beispielsweise eine Begehung und Befragung vor Ort durchaus auch ein Eye-Opener für agile Teams, sein kann. Überraschend kann beispielsweise für Teams sein, zu sehen, dass sie die Anforderungen einer Programm-Maske perfekt umgesetzt haben, der Nutzer jedoch damit zu kämpfen hat, dass bei Aufruf der Maske ein weiteres, den Arbeitsablauf störendes Fenster geöffnet wird. - Oder dass bei der Programmierung von bestimmten Display-Größen ausgegangen wurde, die sich in der Realität als falsch herausstellen, was zu Problemen führt. Gemba Walks haben ihren festen Platz im lean-agilen Umfeld.

Gemba Walks existieren auch in SAFe®.

Im skalierten agilen SAFe© Framework beispielsweise nutzt das Product Team Gemba Walks um zu erfahren, wie die Stakeholder innerhalb ihrer operational Value Streams arbeiten. - Dies natürlich mit dem Ziel, diese Arbeitsweise durch das so entstandene bessere Verständnis zukünftig noch besser unterstützen zu können.

Was ein Gemba Walk ist und was er nicht ist.

Gegenstand des Gemba Walks ist das Beobachten und Eruieren realer Arbeitsabläufe im realen Arbeitsumfeld, um Erkenntnisse zu gewinnen und entsprechende Verbesserungen abzuleiten.

Definitiv nicht Gegenstand eines Gemba Walks sind jedoch u.a.:

• Kontrolle von Mitarbeitern

• Leistungsbeurteilungen

• Blaming-Sessions

• Ad-hoc-Änderungen von Prozessen

• Auditing (Überprüfung der Arbeit im Hinblick auf Prozess-Konformität)
  

Welche Aufgabe haben hierbei eigentlich die Mitarbeiter?

Verhalten sich Mitarbeiter während des Gemba Walks anders als normaler Weise, bspw. um Prozesse "konform(er)", "vorbildlich" auszuführen, ist dies kontraproduktiv. Kontraproduktiv deshalb, weil die Beobachtungen vor Ort dann nicht der "realen Welt" entsprechen, was wiederum dazu führt, dass Entscheidungen aufgrund falscher Datenlage getroffen werden, wodurch abgeleitete Maßnahmen an Wirkung einbüßen. Unter anderem deshalb ist es extrem wichtig, die besuchten Mitarbeiter bereits im Vorfeld über den Gemba Walk selbst sowie dessen Zielsetzung zu informieren, und auch darüber, was in diesem Zusammenhang von ihnen erwartet wird.

Was sonst noch wichtig ist.

• Ein Gemba Walk macht noch keinen Sommer. 

  Gemba Walks bringen nur etwas, wenn aus ihnen Maßnahmen abgeleitet und diese auch umgesetzt und überprüft werden (PDCA). Hierzu sollten Gemba Walks regelmäßig durchgeführt werden.

  Und: Ich sollte vorher wissen, was ich nach dem Gemba Walk verstanden haben will.
  

• Gemba Walk ist nicht dasselbe wie Management by Walking Around (MBWA)
  Während es bei MBWA darum geht, durch "Herumlaufen" einen guten Austausch zwischen Mitarbeitern und Management zu erlangen, beinhaltet der Gemba Walk eine Fragestellung oder einen Fokus und sollte entsprechend vorbereitet werden.
  

• Die Menschen, deren Arbeitsplatz besucht wird, vorab ins Bild setzen. 

  Den Mitarbeitern, die besucht werden muss klar sein, worum es geht, und worum nicht geht. 

  - Auch, dass ihre Hilfe und Expertise benötigt wird und warum es wichtig ist, dass sie während des Besuchs alles so machen wie immer, sollten sie verstanden haben. 

• Die Menschen, die die Arbeit machen befragen und sich mit Urteilen zurückhalten. 

  Die Menschen und deren Arbeit respektieren.

• Beobachtungen dokumentieren. 

  Um Dinge auch im Nachhinein in den richtigen Kontext setzen zu können empfiehlt es sich, Beobachtungen und Informationen direkt vor Ort zu dokumentieren. - Neben Notizen haben hier auch - je nach Kontext - Fotos und Videos ihre Berechtigung.

• Die Menschen, die die Arbeit machen, in die Umsetzung der Maßnahmen involvieren. 

  Nach erfolgter Umsetzung gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort schauen, welche Änderungen die Maßnahmen bewirkt haben, bevor... es in "die nächste Runde" geht.