Kleines Survival Kit für Remote Arbeiten

Corona stellt uns vor einige Herausforderungen. Eine davon ist für viele von uns die neue Form von Arbeiten – remote von Zuhause. In den letzten Wochen ist besonders aufgefallen, dass Remote Arbeit umso schwieriger ist, wenn Meetings oder allgemein Kommunikation schon vorher (physisch) nicht gut funktioniert haben. Um diese Herausforderungen zu bewältigen und das New Normal zu meistern, haben wir einige Tipps gesammelt.

Dadurch, dass wir nicht mehr einfach so zum Kollegen am Nachbartisch gehen können, um ihn etwas zu fragen, sitzen wir nun in noch mehr Meetings als zuvor zusammen.

Um Meetings erfolgreich durchzuführen, ist eine gute technische Infrastruktur unausweichlich. Für eine gute Kommunikation hat sich ein separates Audio / Mikrofon durch Headsets bewährt, da Tastenschläge im integrierten Laptop-Mikrofon sehr laut übertragen werden. Außerdem macht ein Video ein Meeting persönlicher – dafür braucht es eine gute Kamera.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für gut laufende Meetings ist eine gute Meetingkultur. Ideen und Anregungen, die sich teils auch im physischen Arbeiten bewährt haben, findest du hier:

Gute Praktiken für Meetings

1. Agenda ist erstellt und ‘timeboxed’
2. Pünktlich sein
3. Agenda und Ziel des Meetings wurde an die Teilnehmer in der Einladung versendet
4. Es werden die Teilnehmer eingeladen, die einen konkreten Wert zum Ziel leisten können
5. Moderator für das Meeting wurde ernannt
6. Technik wurde vorab getestet und ist pünktlich einsatzbereit
7. Meetingziele werden zu Beginn kommuniziert
8. Teilnehmer stellen sich kurz vor (auch Remote)
9. Agenda wird vorgestellt
10. Bei Diskussionen immer den Scope im Blick behalten
11. Bei Diskussionen, die nicht im Fokus des Agendapunktes liegen & dennoch relevant sind, wird das Thema in einem „Parking Lot“ platziert und zu einem späteren Zeitpunkt betrachtet
12. Es gibt eine visuelle Möglichkeit, um eine Wortmeldung zu kennzeichnen & dennoch nicht den Redefluss stören (z.B. Handzeichen bei Skype in Chatfunktion)
13. Wertekarten wie Fokus oder Karten wie ELMO verwenden, um Stimmungsbilder in der Gruppe wortlos zu erhalten
14. Die Teilnehmer des Meetings lassen einander ausreden und es spricht immer nur eine Person gleichzeitig.
15. Wortmeldungen sollen kurz und effizient gehalten werden. Die Aussage sollte in prägnanter Sprache und nicht als Monolog formuliert sein.
16. Ergebnisse sind dokumentiert und an die Teilnehmer versendet
17. Nach einer gestellten Frage bis 10 zählen (das Antworten dauert remote meistens länger)

Vertrauensbildung & -festigung bei Remote Arbeiten stärken

Neben diesem Fundament für eine gute Meeting- und Gesprächskultur ist ein herausfordernder Faktor, remote die Vertrauensbildung & -festigung innerhalb des Teams stabil zu halten.

Vertrauen zu festigen oder gar erst zu bilden ist – in dieser gefühlt plastischen Arbeitsweise – noch schwieriger und benötigt mehr Zeit als zuvor. Um den Kommunikationshindernissen zu entgegen, empfiehlt sich bspw. ein Videochat, der alle Kommunikationsebenen (Mimik/Gestik, auditiv) einbezieht. Hier eigenen sich z.B. Skype, MS Teams oder Zoom.

Für die Verwendung neuer Tools kann mit 10 min extra in Meetings gerechnet werden, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben sich einzurichten. Eine Schulung in den Tools durch die IT ist unersätzlich und erspart viel Zeit. Allgemein spielt die Einfachheit der Technik  und diese möglichst simpel zu strukturieren eine bedeutende Rolle.

Um ein Gefühl der Stimmung im Team zu erhalten oder zu verbessern, kann dies durch Folgendes besser gelingen:

1. Stimmungsbarometer
2. Augenkontakt (Videochat)
3. Dauervideokonferenz
4. Emotional mood index (Jeder erzählt etwas aus seinem Privatleben bzw. was ihn emotional beschäftigt)
5. „Virtual coffee“ 2x wöchentlich je 15 Minuten, gemeinsames virtuelles Frühstücken bzw. Mittagessen
6. Direkte Ansprache von Personen
7. Offen Unverständlichkeiten aussprechen
8. Wortmeldungen durch Namen nennen & kurz abwarten bis man dran genommen wird

Du benötigst noch mehr Infos oder konkrete Unterstützung? Wir helfen dir gerne und bieten für diese besonderen Anforderungen Unterstützung bei der Durchführung von Remote Workshops und dem Coachen verteilt arbeitender Teams.

Wir freuen uns von dir zu hören und gemeinsam das New Normal zu gestalten!