Kanban – Ein Erfahrungsbericht

Bis 2016 hatten wir bei wibas immer zwei Teams: unser One Team und das Consultant Team. Im letzten Jahr haben wir uns entschlossen ein weiteres Team aufzubauen, unser Service Team, um so unser One Team zu entlasten. Wie unser Service Team arbeitet, was es auf den Weg zu Selbstorganisation gelernt hat und welche Herausforderungen das Team hatte, haben mir Sadie und Alex in einem kurzem Interview geschildert.

Anna:
Hallo liebes Service Team,
Erst mal danke, dass ihr euch die Zeit nehmt, um mit mir über eure Erfahrungen als Kanban Team zu sprechen.
Könnt ihr einmal kurz schildern was ihr genau tut?
Sadie:
Wir arbeiten als eigenverantwortliches Team und sind für die Schulungsorganisation zuständig.
Alex:
Genau, als Service Team organisieren wir nach einem Kauf die Schulungen. Dazu stehen wir in engem Kontakt mit unserem Kunden und natürlich auch unseren Trainern. Wir holen alle Infos für unsere Trainer ein und sorgen dafür, dass sie das benötigte Material am Ort der Schulung vorfinden.

Anna:
Warum verwendet ihr Kanban?
Alex:
Am Anfang nutzten wir Kanban als neu zusammengewürfeltes, aber selbstorganisierendes Team, um die uns aufgetragenen Prozesse besser zu verstehen und zu verinnerlichen. Heute nutzen wir Kanban, um unseren Workflow zu visualisieren und um effizienter zu werden. Durch Kanban können wir schnell erkennen, wo Engpässe entstehen und können so auf spontane oder schwierige Situationen reagieren.
Sadie:
In unserem Team können alle alles bearbeiten. Es ist so, dass oft mehrere von uns an der Organisation einer Schulung beteiligt sind. Das ist wichtig, damit der Prozess nicht stehen bleibt, denn wir sind ja nicht jeden Tag da. Es ist also notwendig, dass unsere Arbeit so transparent wie möglich ist. Somit können wir nachvollziehen, was der Stand der Dinge ist.

Anna:
Wie funktioniert euer Kanban genau?
Sadie:
Dazu nutzen wir ein Kanbanboard, welches uns Transparenz gibt und uns hilft einzusehen, welche Arbeiten erledigt werden müssen.
Einmal pro Woche treffen wir uns zu einem Kaizen-Meeting, in dem wir auch eine Retrospektive abhalten. Wir schauen uns an, was in der Woche gut und was schlecht war und überlegen uns, wie wir unsere Arbeitsweise optimieren können.
Alex:
Eigentlich dreht sich bei uns absolut alles um unser Kanban-Board. Unser Board ist unser wichtigstes Werkzeug.
Jede Kanban-Karte darauf steht für eine eigene Schulung und enthält die wichtigsten Informationen sowie alle To-Do’s.
Auf der Karte steht z.B. das Datum der Schulung, welcher Trainer sie hält und in welcher Stadt sie stattfindet.
Den sogenannten “Pull” entwickelt unser Board auf natürliche Weise. Unsere Spalten sind nach den der Schulung vorausgehenden Wochen aufgeteilt.
Die erste Spalte heißt “4 Wochen bis zur Schulung”, die vorletzte “1 Woche nach der Schulung”.
So wandern unsere Karten automatisch jede Woche nach rechts.
Durch die Größe der Spalten ist die Anzahl der Karten limitiert. Auch das erzeugt einen “Pull”.
Für jede Spalte haben wir sogenannte “Do’s” definiert, damit wir im Auge behalten in welcher Spalte welche “To-Do’s” auf den Karten erledigt werden sollten.
Anna:
Wie groß ist eigentlich euer Team?
Sadie:
Momentan sind wir 6 Leute, suchen allerdings nach noch einer weiteren Person.
Alex:
Und wir haben einen Coach.

Anna:
Sind immer alle an einem Tag da?
Alex:
Nein. Weil wir Studenten mit unterschiedlichen Studiengängen sind, ist das unmöglich.
Wir haben sehr unterschiedliche Studien- und Arbeitszeiten und wollen lediglich sicherstellen, dass jeden Tag mindestens eine Person da ist.
Nur zu unseren wöchentlichen Kaizen-Meetings, an denen auch die Retrospektive stattfindet, sind alle anwesend.
Sadie:
Es ist mindestens einer am Tag da, wir versuchen es so einzurichten, dass mindestens zwei da sind, aber das klappt nicht immer.

Anna:
Wie gelingt es euch, dass alle informiert sind?
Sadie:
Letztes Semster hatten wir jeden Freitag Nachmittag ein Kaizen-Meeting, dort konnten wir uns austauschen. Dieses Semster ist es etwas kritischer einen Timeslot zu finden in dem alle Zeit haben.
Ansonsten versuchen wir durch unser Kanbanboard so viel Transparenz wie möglich zu schaffen.
Alex:
Genau, unser Kanban-Board bietet eine übersichtliche Visualisierung unserer Arbeit.
So kann jeder jederzeit mit einem Blick einsehen, was der Status einer Schulung ist und was getan werden muss.
Die wöchentlichen Meetings sind auch ein sehr wichtiger Teil. Bevor wir mit der Retrospektive beginnen, werden noch alle Themen besprochen, die unter der Woche aufgekommen sind.
Außerdem nutzen wir noch Mail, Slack und eine Datenbank, in der wir wichtige Infos und Mailverkehr ablegen.
Ansonsten schreibt man auf die Kanban-Karte, die man erstellt, auch sein Kürzel. Bei Fragen zu der Karte hat man somit sofort einen Ansprechpartner.

Anna:
Was waren eure wichtigsten Dinge, die ihr gelernt habt?
Sadie:
Eigenständig in einem Team zu arbeiten. Zu reflektieren und dementsprechend zu verbessern.
Alex:
Ich habe im letzten halben Jahr so viel gelernt, dass es schwer ist diese Frage zu beantworten.
Ich bin lediglich froh, dass wir die Möglichkeit haben, all das zu lernen und zu leben.

Anna:
Was würdet ihr anderen empfehlen?
Sadie:
Ohne unser Kanbanboard würde es bei uns drunter und drüber gehen. Dieses Board hat sich auch schon in anderen Lebensbereichen von mir durchgesetzt.
Alex:
Ich würde anderen, die auch Kanban nutzen oder nutzen wollen empfehlen, dabei viel und richtig zu kommunizieren.
Zum Beispiel: die Visualisierung eines Kanban-Boards ist super. Noch besser wird es aber, wenn man sich davor stellt, darüber spricht und es ständig verbessert.
Bei uns dauerte es etwa ein halbes Jahr bis das Board aus der Alpha- in die Betaphase kam. Aber eigentlich wird es sowieso nie fertig sein.
Für alle anderen: probiert es aus. Es ist schnell zu lernen, ein Kanban-Board zu erstellen kostet kaum etwas und die Verbesserung ist schnell spürbar.

Anna:
Danke, dass ihr euch die Zeit genommen habt und weiterhin viel Erfolg.

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