SmartWorking – nur ein weiteres Schlagwort im Kontext von Digitalisierung? Oder vielmehr eine grundsätzliche Philosophie in der Gestaltung moderner Bürowelten. 4craft gibt hierzu eine eindeutige Antwort.
Arbeiten im 21. Jahrhundert
Umfangreiche Studien belegen das, was in unserem Arbeitsalltag vielerorts bereits spürbar ist: Arbeit wird flexibler, mobiler und weniger streng strukturiert. Eigenverantwortung und Vertrauen bestimmen mehr und mehr den Rahmen der Zusammenarbeit und nicht mehr Ort, Zeit und Kontrolle. Die neuen Formen der Arbeit werden durch ICT gestützte „mobile working“ Ansätze, moderne non-territoriale Arbeitsplatzmodelle (z.Bsp. „Desksharing“) und die Neugestaltung innovativer, inspirierender Bürolandschaften gesamtheitlich umgesetzt. Flankiert wird das Ganze durch eine neue Führungsphilosophie, die auf Vertrauen, Wertschätzung und Eigenverantwortung basiert. Ergebnisorientierte Führung tritt an die Stelle einer auf Präsenz und Kontrolle ausgerichteten Führung. Neben diesen Schwerpunkten des grundsätzlichen Wandels von Arbeitswelten haben sich Unternehmer auch mit vielen weiteren Problemstellungen auseinanderzusetzen, deren richtige und für das Unternehmen jeweils individuellen Antworten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg leisten werden.
Arbeitsprozesse sind kosteneffizient… ABER Innovationskraft und Kreativität werden im Keim erstickt.
Die Arbeitsumgebung unterstützt repetitive Standardaufgaben perfekt … ABER Mitarbeiter müssen komplexe Probleme lösen (Standardaufgaben werden automatisiert).
Arbeit ist gut organisiert und strukturiert … ABER reagiert nicht flexibel auf Veränderungen.
Das Unternehmen ist global … ABER lokale Silos verhindern globale Zusammenarbeit.
SmartWorking ist die Antwort auf diese Problemstellungen. Mit Hilfe von SmartWorking fordern und fördern wir Innovation und Kreativität. Das Arbeitsumfeld wird zum Katalysator für die Innovationsfähigkeiten des Unternehmens – Arbeitsbarrieren entfallen, organisatorische funktionale Silos werden durch den Einsatz modernster ICT-Technologien und agilen Arbeitsmodellen reduziert. Verringerte Kosten sind hierbei ein wesentlicher, zu berücksichtigender Faktor und Beitrag zum Unternehmenserfolg. Die Arbeitswelten sind situationsorientiert gestaltet und ermöglichen damit eine effizientere Nutzung der zur Verfügung stehenden Gesamtfläche. Struktur und Prozesskosten sinken signifikant bis nachgewiesenermaßen 35 Prozent! Flächenbedarfe, Umfeldgestaltung und Arbeitsprozesse folgen Markt- und Kundenbedarfen. Das Umfeld passt sich somit mit teils minimalen Aufwänden an Veränderungen an und erzeugt maximale Flexibilität im Unternehmensalltag. Darüber hinaus bietet SmartWorking ausreichenden Freiraum für die Nutzung individueller Potenziale von Mitarbeitern. Und damit eine hohe Attraktivität im nicht zu vernachlässigenden Kampf und erfolgreiche Bindung von Fachkräften und Talenten an das Unternehmen.
Abb.1 SmartWorking im Dreiklang der Disziplinen
Operationalisierung
Für den erfolgreichen Wandel ist es erforderlich, dass die Geschäftsführung sowie das Management die Veränderungen aktiv vorantreiben und wesentlicher Bestandteil der gesamten Transformation werden. Also mit gutem Beispiel vorangehen.
Die Veränderungen der Arbeitskultur erfordern darüber hinaus eine enge Zusammenarbeit und ein gleichlautendes Verständnis aller involvierten Bereiche: Real Estate, ICT und Human Resources sowie die direkt betroffenen Business Units sind unweigerlich dazu aufgefordert, an einem gemeinsamen Strang zu ziehen.
4craft verwendet für die Umsetzung von SmartWorking ein Vorgehensschema, welches grundsätzlich in allen Projekten gleichermaßen angewandt wird. Dieses Schema sichert die Integration der Belegschaft und die Berücksichtigung derer Interessen als Fachkraft und Mensch im beruflichen Alltag. Der Mensch wird zum Mittelpunkt aller Aktivitäten. Die Vorteile daraus liegen auf der Hand. Der 4craft-Ansatz sichert, dass das Projekt zum Projekt der Mitarbeiter und Menschen im Betrieb wird – ohne die unternehmerischen Interessen zu vernachlässigen. Diskussionen werden dadurch weniger emotional als fachbezogen geführt. Die Akzeptanz gegenüber der Veränderung erhält dabei eine ganz neue Richtung: die Mitarbeiter des Betriebes sind integraler Bestandteil der Veränderung und gestalten diese aktiv in drei wesentlichen Phasen eines SmartWorking-Projektes mit.
- Analyse
In der Phase der Analyse werden die Bedürfnisse der betroffenen Mitarbeiter und Organisationen unter anderem mit einer Prozess- und Flächennutzungsstudie erfasst. Dabei wird ermittelt, wie Mitarbeiter und Teams zusammenarbeiten und welchen Arbeitskategorien sie zuzuordnen sind. Die Informationen werden durch Interviews von Mitarbeitern und Führungskräften sowie durch Online-Befragungen und Begehungen der Bestandsobjekte erhoben. Auf Basis der Analyse-Ergebnisse wird ein passgenaues Projektsetup skizziert sowie mit allen Beteiligten einen offizieller Projektstart durchgeführt, um über alle relevanten Sachverhalte zu informieren.
- Konzeption
Aus den Erkenntnissen der Analysephase werden aus dem SmartWorking-Katalog die passenden Elemente (z.B. Raummodule, Trainings- und Schulungsmaßnahmen sowie ICT-Komponenten) abgleitet und in einem Gesamt-Soll-Konzept zusammen geführt. Im Vergleich mit bereits vorhandenen und im Einsatz befindlichen Elementen ergibt sich der tatsächlich verbleibende Implementierungsbedarf.
- Implementierung
Die erforderlichen Maßnahmen sowie die notwendigen Ressourcen werden priorisiert, geplant und umgesetzt. Grundsätzlich ist mit Abschluss der Implementierung auch die Bewegung der Mitarbeiter in das neue Konzept verbunden.
Über alle Phasen basiert der 4craft-Ansatz auf einem iterativen Vorgehen, so dass zu jedem Zeitpunkt die schnelle Realisierung von Ergebnissen, eine hohe Transparenz und die frühzeitige Einbindung der betroffenen Mitarbeiter gewährleistet ist.
Unternehmen brauchen Menschen, die gern zusammen arbeiten.
Nach unserer Überzeugung reden wir hier nicht nur von einer Veränderung des Arbeitsplatzes oder der Arbeitsumgebung. Mit Smart Working setzen wir einen kontinuierlichen Transformationsprozess in Gang, der für die Unternehmen einen ganzheitlichen Kulturwandel bedeutet. Unser Ansatz bei SmartWorking zielt deshalb im ersten Schritt immer auf eine individuelle Analyse der bestehenden Situation ab, um im zweiten Schritt eine mit allen Beteiligten bestmögliche Lösung zu definieren. Das heißt, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Führungskräfte für die effektive Unterstützung der jeweiligen Tätigkeit stehen bei der Lösungsfindung im Vordergrund, nicht nur die Umgestaltung der Büroflächen oder die Bereitstellung von ICT-Lösungen. Unsere Überzeugung ist, dass die Unternehmen Menschen brauchen, die gern zusammenarbeiten. Dazu reicht es nicht aus, Räumlichkeiten zu verändern.
