Im letzten Beitrag haben wir uns gemeinsam auf eine Reise durch das Labyrinth des Aufgabenmanagements begeben. Ich habe beschrieben, was für mich ein gutes Aufgabenmanagement ausmacht und verschiedene Methoden und Tools vorgestellt, die beim Aufgabenmanagement helfen können, bspw. Getting-Things-Done (GTD).
Um uns besser zu orientieren, habe ich die Perspektiven meiner Kollegen eingeholt. Ihre wertvolle Expertise könnte auch für Dich eine inspirierende Quelle sein. Im Folgenden zeige ich dir die Erfahrungen meiner Kollegen mit ihrem persönlichem Aufgabenmanagement.
Frank Eberhard verwendet einen Mix von Methoden für sein Aufgabenmangement
Für größere Aufgaben, wie die Vorbereitung von Workshops, setzt Frank auf ein persönliches Kanban-Board. Dabei nutzt er eine Farbcodierung nach Herkunft der Aufgabe und eine Fortschrittsanzeige. Das Besondere: Eine Zeitleiste auf den Karten gibt ihm Aufschluss über die noch verbleibenden Arbeitstage bis zur Deadline. Für kleinere To-Dos verwendet er Todoist, inspiriert durch die Getting Things Done-Methode von David Allen. Frank empfiehlt, dass zu organisierende knappe Gut zu identifizieren, in seinem Fall die verfügbare Zeit für die sich überlappenden Workshopvorbereitungen.
Bei der Priorisierung helfen ihm unter Anderem persönliche Ziele, die er sich jährlich neu setzt. Wenn möglich versucht Frank, Aufgaben so „umzudeuten“, dass der Nutzen für ihn und die Erreichung der persönlichen Ziele herausgestellt wird. Dadurch kann er seine Motivation steigern. Das Wichtigste an seinem System: Es gibt ihm einen klaren Fokus auf das Wichtige und schafft Klarheit.
Explizite Regeln hat sich Frank auch gesetzt: sei nett und unterstütze Andere, statt dich nur auf dich zu fokussieren, sage aber auch nein, wenn du Gefahr läufst, deine eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren. Sein Tipp für die Toolauswahl: Nicht das Tool oder die Mechanik sollten im Vordergrund stehen, sie sind nur Hilfsmittel.
Jan Jung verwendet ein innovatives System für das Aufgabenmanagement, indem er eine Dokumentenmappe neu interpretiert
Wie auf dem Bild zu erkennen ist, hat er die Spalten seines Kanban-Boards direkt in die Mappe gezeichnet und organisiert seine Tätigkeiten mit Hilfe von Post-its.
Ein Vorteil für Jan liegt darin, dass er dank dieser mobilen und unkomplizierten Methode stets zügig mit seiner Arbeit beginnen kann. Zudem schafft das System einen Fokus, da das Aufschreiben von Aufgaben und Gedanken für Transparenz sorgt und mentale Kapazität freiräumt.
Dabei verdeutlicht das Board klar, welche Themen aktuell im Vordergrund stehen und wo Veränderungen sind. Bei umfangreicheren Aufgaben setzt Jan Harvey Balls ein, um den Fortschrittsstatus zu visualisieren.
Ein besonderer Aspekt für Jan ist, dass er sowohl persönliche als auch berufliche Aspekte auf seinem Board integriert. Dadurch kann er sich gezielt fragen, wie eine bestimmte Aufgabe zu diesen Zielen beiträgt, und dementsprechend priorisieren.
Ein Punkt, der Jan ärgert: die Handhabung von kleineren Aufgaben, die mehr Zeit für die Dokumentation als für die Umsetzung benötigen.
Timo Foegen hat eine Lösung für das Aufgabenmanagement für einen Hausumbau gesucht
Dafür hat er das Tool Asana genutzt. Das Besondere: Die zwei im Haus lebenden Familien konnten gemeinsam planen und sogar Handwerker direkt integrieren. Alle Dokumente, Notizen und die gesamte Historie sind an einem Ort, Dateiuploads und Kommentare bieten zusätzliche Möglichkeiten.
Schwierig ist für ihn, wenn Informationen mehrfach an unterschiedlichen Orten zu finden sind. Das erfordert Disziplin und ein gemeinsames Verständnis, wie Informationen organisiert werden sollen. Sein Tipp: Man sollte sich nicht vom Funktionsumfang eines Tools blenden lassen, sondern darauf achten, dass der eigene Fokus erhalten bleibt.
Lutz Koch muss Informationen aus unterschiedlichen Tools und Kontexten organisieren
Lutz verwaltet seine beruflichen Aufgaben mit den Programmen Odoo und Businessmap. Dabei befinden in Odoo vor allem die Tasks des Kundenteams, besonders die, die mit festen Terminen verbunden sind. Darüber hinaus setzt er in seiner Rolle als Personalverantwortlicher auch private bzw. geschlossene virtuelle Boards ein, auf denen bestimmte Aufgaben koordiniert werden. Interne wibas-Tasks sind in der Regel in Businessmap zu finden.
Darüber hinaus verwendet Lutz die App “Agenda” für das Anlegen von Notizen. Ein Hauptmerkmal dieser App ist die Möglichkeit, Notizen und Listen direkt mit Terminen aus dem eigenen Kalender zu verknüpfen. Dadurch sind Termine stets mit den zugehörigen Notizen assoziiert. Er nutzt sie ebenfalls für andere Notizen, Aufgaben und deren Tracking. Manchmal greift Lutz auch darauf zurück, sich selbst über Nachrichten-Apps Mitteilungen zu schicken, etwa in Form einer Sprachnachricht über Microsoft Teams oder einer E-Mail an sich selbst.
Ein Vorteil seines Systems liegt für Lutz darin, dass er stets im Blick hat, welche Aufgabe als nächstes ansteht. Bei der Planung unterstützt ihn insbesondere die Integration von terminierten und nicht-terminierten Notizen und Aufgaben, wodurch er sich umfassend auf seine Termine vorbereiten kann. Ein Nachteil aus seiner Sicht ist die parallele Verwendung mehrerer Programme, wodurch Aufgaben manchmal redundant werden. Er vermisst daher einen zentralen Anlaufpunkt, den Single Point of Truth.
Tina Eisoldt schwört auf das haptische Erlebnis von physischen Notizen
Im Arbeitsallte nutzt Tina ebenfalls Odoo und Businessmap. Dabei ist Odoo ihr Hauptwerkzeug, insbesondere als Kanban Sales-Pipeline. Was sie an Odoo besonders schätzt, ist, dass sie die komplette Dokumentation einer Aufgabe direkt auf einer Karte vorfindet und nicht in einem überfüllten Posteingang nach Informationen suchen muss. Ein weiteres Highlight für Tina ist, dass ihr gesamtes Team Odoo regelmäßig und zuverlässig nutzt; sie weiß, dass jeder es pflegt und regelmäßig darauf zugreift. Dennoch findet sie es manchmal herausfordernd, sich zwischen verschiedenen Tools zurechtzufinden, vor allem, wenn Daten doppelt geprüft und aktualisiert werden müssen.
Für ihre Notizen setzt Tina aktuell auf ein Bullet Journal. Sie sammelt ihre Gedanken und Aufgaben dort und trägt offene Punkte bei Bedarf erneut ein. Die Haptik des physischen Notizbuchs ist für sie dabei besonders wichtig.
Auch ihren physischen Kalender schätzt sie sehr. Er hilft ihr nicht nur bei der Organisation ihrer persönlichen Aufgaben, sondern hält auch die Termine ihrer Familie fest. Jede Woche nimmt sie sich die Zeit, offene Punkte zu übertragen. Das aktuelle Format, bei dem sie eine Woche auf zwei Seiten hat, empfindet Tina als besonders praktisch, auch wenn sie ab und zu merkt, dass sie einige Dinge nicht so rasch erledigen kann, wie sie es gerne hätte.
In Sachen Tages- und Wochenplanung versucht Tina, all ihre Tools – Odoo, Notizbuch und Kalender – bestmöglich zu integrieren. Es gibt keine festen Zeiten für ihre Planungssessions, aber meist wirft sie am Vorabend einen kurzen Blick in ihren Outlook-Kalender, schaut dann in Odoo nach, was am nächsten Tag ansteht und holt abschließend ihr Notizbuch hervor. Auf diese Weise bekommt sie stets einen guten Überblick und kann ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren.
Was ich für mein Aufgabenmanagement gelernt habe
Einige Gemeinsamkeiten sind mir in den Gesprächen aufgefallen:
- Visualisierung: Alle nutzen irgendeine Form der visuellen Darstellung, sei es durch Kanban-Boards, Post-its, Zeitleisten oder andere Mittel, um ihre Aufgaben und Fortschritte zu visualisieren.
- Zielorientierung: Jeder betont die Wichtigkeit von Zielen. Das Setzen von persönlichen und/oder beruflichen Zielen hilft, Aufgaben zu priorisieren und die Motivation zu steigern.
- Integration von beruflichen und privaten Aspekten: Die meisten integrieren sowohl berufliche als auch private Aufgaben in ihre Systeme, was ihnen hilft, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit zu gewährleisten.
- Herausforderung der parallelen Tool-Nutzung: Viele empfinden die parallele Nutzung verschiedener Systeme als zusätzliche Anstrengung. Ein zentraler Anlaufpunkt, der “Single Point of Truth”, wäre oftmals wünschenswert. Gleichzeitig kann eine Trennung sinnvoll sein, insbesondere wenn es um gut trennbare, spezifische Informationen geht.
- Fokus und Priorisierung: Alle betonen die Wichtigkeit von Klarheit und Fokus in ihrem System. Das Aufschreiben und Organisieren von Aufgaben ermöglicht es, den Überblick zu behalten und wichtige Aufgaben zu priorisieren.
- Evolvierende Systeme: Alle Kollegen haben betont, dass ihre Systeme sich über die Zeit entwickelt haben und sich vermutlich auch weiterhin entwickeln werden. Dies unterstreicht, dass regelmäßige Anpassungen wichtiger sind als das Streben nach einem perfekten System von Beginn an.
Diese Erfahrungen zeigen, dass es kein System gibt das für jeden gleich gut funktioniert. Das heißt für uns: Jeder muss seinen eigenen Weg aus dem Labyrinth finden. Das Wichtigste dabei ist, sich regelmäßig Zeit für Reflexion und Anpassung zu nehmen und für Fokus zu sorgen.
