Wie können Projekte priorisiert werden?
Wer limitieren und damit den Durchsatz optimieren will, muss Projekte zunächst priorisieren. „Stop starting & start finishing“ heißt, eine klare Aussage darüber zu treffen, was als Nächstes gemacht werden soll – und was eben nicht. Wer nicht in der Lage ist zu priorisieren, bringt das Unternehmen um viel Geld. Zwei Aufgaben als gleich bedeutend anzusehen und parallel bearbeiten zu lassen bedeutet, die Laufzeit beider Aufgaben zu verdoppeln. Was niemand direkt möchte, geschieht damit indirekt: Aufgaben dauern länger als nötig, wodurch Wert später generiert wird und sie kosten durch zusätzliche Rüst- oder Einarbeitungszeiten mehr als geplant.
Deshalb ist es für Führungskräfte und Entscheider sehr wichtig, eine Aussage darüber zu treffen, was für das Unternehmen (Portfolio) das Wichtigste ist. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban nutzen das relativ priorisierte Backlog, um das zum Ausdruck zu bringen. In diesem Product Backlog findet sich alles, was zum aktuellen Zeitpunkt für das Projekt oder Produkt als Anforderung bekannt ist. Dabei drückt Priorität immer den Wert aus, den ein Element mehr oder weniger schnell für den Kunden erzeugt. Natürlich kann es sich auch um einen internen Kunden handeln – das Backlog differenziert hier nicht.
Das Product Backlog ist im Scrum Guide beschrieben. Da dieser jedoch in erster Linie die Arbeitsweisen von Teams beschreibt, fehlen konkrete Beschreibungen zur Steuerung eines strategischen Portfolios. Zwei Praktiken, die sich bewährt haben, sind die Betrachtung der Verzögerungskosten (Cost of Delay) und die daraus resultierende Priorisierung nach dem relativ kürzesten Auftrag (Weighted Shortest Job First, kurz WSJF).
Net Present Value
Eine andere Betrachtungsmöglichkeit ist die Berechnung des Net Present Value. Hiermit wird der Wert betrachtet, der unter Berücksichtigung von Verzögerungskosten und Zinseffekten durch die Fertigstellung eines Product Backlog Items erzielt werden kann. Das sind zum Beispiel geschätzte Einnahmen mit einem Feature oder einem Produkt. Ebenso werden etwaige Ausgaben berücksichtigt, die zu leisten sind. Gibt es zudem Unsicherheitsfaktoren, wie zum Beispiel die Inflation, werden diese durch die „discount rate“ einberechnet.
Mit dieser Berechnung werden die Einträge im Portfolio Backlog monetär bewertet und eine eindeutige Priorisierung der Aufgaben wird möglich.
Der Net Present Value berücksichtigt in der Priorisierung, dass kleine Produktinkremente durch den früheren Markteintritt eher Umsätze generieren, die in der gesamtheitlichen Wertbetrachtung aufgezinst werden müssen.
Cost of Delay
In seinem Buch „The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development“ bringt Don Reinertsen den Begriff der Verzögerungskosten (Cost of Delay, kurz CoD) ins Spiel und schafft damit eine Basis, um eine besondere, wirtschaftlich relevante Form der Priorität zu erheben. Verzögerungskosten beschreiben einfach ausgedrückt, was es kostet, wenn ein Unternehmen mit einem Feature, einer Maschine, einem Produkt etc. zu spät auf den Markt kommt – wenn der Wert für den Kunden also später als geplant bzw. später als marktbedingt notwendig generiert wird. Dieser Theorie folgend, arbeiten agile Frameworks mit Techniken wie agilen Arbeitsweisen, die Unternehmen darauf fokussieren, schnell Produkte auf den Markt zu bringen, um ehestmöglich erste Umsätze und Kunden-Feedback zu generieren.
Weightest Shortest Job First
Eine Priorisierungstechnik, die dies besonders berücksichtigt, ist Weighted Shortest Job First (WSJF): Diese Technik zielt darauf ab, die Verzögerungskosten gering zu halten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Berechnung. Das Scaled Agile Framework nutzt folgende Formel:
Don Reinertsen verwendet lediglich „Wert/Größe“. Diese Berechnungsmethode bewertet Backlog-Einträge ebenfalls, jedoch weder ausschließlich noch absolut monetär. Durch die relative Bewertung aller Elemente (Epics, Feature, Stories) kann im Backlog ebenfalls eine klare Reihenfolge geschaffen werden und das führt somit zu einer eindeutigen Priorisierung des Backlogs auf Portfolio-Ebene.
Ein Vorteil der Technik: Werte können durch eine relative Schätzung bestimmt werden. Es geht also nicht darum, mit absolut genauen Beträgen zu rechnen, um eine Aussage über die Priorität treffen zu können. Die relative Bewertung der Elemente reicht für die Priorisierung zueinander aus. Zu Beginn wird für jeden Parameter (Job Size, Zeitkritikalität, Risiko-/Opportunitätskosten und Job Size) bestimmt, welches Element den relativ kleinsten Anteil hat. Diesem wird der Wert 1 zugewiesen. Im Verhältnis dazu werden dann alle anderen Werte bestimmt. Am Ende besitzt jeder Eintrag im Portfolio Backlog einen Index und die Einträge können der Größe nach geordnet werden.
WSJF fokussiert darauf, Nutzenpakete hoch zu priorisieren, die schnell Wert und Feedback generieren. Zusätzlich berücksichtigt die Methode neben dem reinen Marktwert auch Werte wie Verzögerungs- und Opportunitätskosten.
WSJF unterstützt den Anspruch, schnell Wert zu liefern: Dadurch, dass die Größe eines „Jobs“ alleine im Nenner steht, werden vergleichsweise kleine Nutzenpakete überdurchschnittlich stark bevorzugt.
Etablieren Sie eine mathematische, kommunizierte Grundlage für die Bestimmung von Werten. Machen Sie in der Organisation transparent, wie die Priorität im Unternehmen bestimmt wird.
Wenn ein Unternehmen in puncto Selbstbestimmung und Ermächtigung noch nicht sehr reif ist, Sie aber erste Schritte machen wollen, denken Sie darüber nach, die Prioritäten aus dem Portfolio über die Ebenen hinweg zu vererben. Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie dadurch allerdings die Product Owner und andere Rollen auf anderen Ebenen entmachten.
Dieser Post gehört zur Reihe Agiles Portfoliomanagement. Der erste Post dieser Reihe ist hier -> Agiles Portfoliomanagement
Weiter geht es im nächsten Post -> Agiler Takt auf drei Ebenen
Anmerkung: Dieser Text ist ein Artikel von Sebastian Schneider und Lothar Fischmann, den wir im Jahr 2018 auf unserer Webseite veröffentlicht hatten. Da dieses Thema immer noch sehr gefragt ist, haben wir bei der Umstrukturierung unserer Webseite diesen Artikel auf unserem Blog erneut veröffentlicht.
