Agile Transformation: Wann kann sie für Unternehmen sinnvoll sein?

Was ist eine agile Transformation?

Agile Transformation: der Begriff bezeichnet einen Veränderungsprozess, bei dem es darum geht ein Unternehmen in Richtung Agilität zu transformieren. Das Zielbild dabei ist eine agile Organisation. Um die Vorteile einer agilen Organisation – wie z.B. bessere Reaktionsfähigkeit, klare Ausrichtung Ihrer Organisation auf strategische Ziele, produktivere und bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten – wirklich zu erreichen, braucht es eine echte Veränderung der Unternehmenskultur, der Organisationsstrukturen und der Art zu arbeiten. Dabei sind agile Prinzipien und agiles Vorgehen bereits im Prozess der Transformation extrem wirkungsvoll. So entsteht in Ihrem Unternehmen neues Denken und Handeln. Und Sie bleiben auch in schnellen, disruptiven Märkten wettbewerbsfähig.

Gut ist, wenn schon Interesse und Neugier bei einigen Teams vorhanden ist, das erleichtert den Start. Wichtig ist, dass Personen mit Erfahrung in agilen Arbeitsweisen an der Transformation beteiligt sind. Das spart Zeit, da viele Hindernisse so direkt umschifft werden können und Fehlentwicklungen früh erkannt werden. Konträr zu einigen Vorurteilen, ist der Weg in die Agilität nicht durch Esoterik oder Shishi geprägt, sondern von klaren wirtschaftlichen Vorteilen.

Was bedeutet Agilität?

Agilität bedeutet Vorgehensweisen und ein Mindset in einer Organisation zu etablieren, so dass die folgenden agilen Prinzipien umgesetzt werden:

Dem Kunden Wert liefern: bedeutet, dass wir darauf fokussieren, dem Kunden Wert zu liefern. Das heißt zum einen zu hinterfragen, was der Kunde will. Das heißt zum anderen zu hinterfragen, ob unsere Arbeitsschritte darauf einzahlen.

Arbeit in Fluss bringen: bedeutet, Wartezeit als eine der größten Verschwendung zu vermeiden. Typische Mittel hierfür sind Pull-Systeme und die Visualisierung von Arbeit innerhalb von Arbeitsflüssen, z.B. mit Kanban.

Ermächtigung und Selbst-Management: bedeutet, dass Teams selbst entscheiden, wer was wann wie macht. Entscheidungen werden nicht top down gefällt, sondern die Teammitglieder ziehen sich gegenseitig zur Verantwortung. Durch Ermächtigung und Selbst-Management werden Entscheidungen so nah wie möglich zur wertschaffenden Arbeit gebracht, um reaktionsfähig zu sein.

Transparenz: bedeutet, durch einen offenen Umgang mit Fakten das Selbst-Management von Teams sicherzustellen. Dadurch haben alle dieselbe Informationsgrundlage für ihre Arbeit und können informiert Entscheidungen treffen.

Inspizieren und Anpassen: bedeutet, dass Wissen aus Erfahrung gewonnen wird und dass Entscheidungen auf der Grundlage von Beobachtungen getroffen werden. Dazu werden Ergebnisse und Arbeitsweisen, also sowohl Effektivität als auch Effizienz, regelmäßig auf ihren Wert hin überprüft und – wo nötig – angepasst. Dieses fünfte Prinzip besagt, dass es nicht reicht, nur reaktionsfähig zu sein, sondern dass es notwendig ist, dass wir auch tatsächlich reagieren. 

Agile Transformation Definition

Die Agile Transformation ist eine Transformation einer Organisation. Eine Organisation kann hierbei ein Bereich oder eine Abteilung eines Unternehmens sein, es kann aber auch das gesamte Unternehmen sein. Das Ziel ist hierbei stärker in Richtung einer Agilen Organisation zu gehen. Das bedeutet agile Arbeitsweisen einzuführen, agiles Mindset zu fördern und eine entsprechende Struktur in der Organisation umzusetzen, mit der die Ziele unterstützt werden.

Für die Umsetzung von agilen Vorgehensweisen können verschiedene agile Muster herangezogen werden. Von bestehenden Rahmenwerken wie Scrum, Kanban, Scrumban oder Design Thinking auf Team-Ebene, oder Scaled Agile Framework, Scrum@Scale oder LeSS auf Multi-Team-Ebene bis hin zu einer Kombination von Mustern oder Elementen, je nach Bedürfniss der Organisation.

Wichtig ist bei der Agilen Transformation die Einhaltung von agilen Prinzipien ebenso wie die die Erfolgsfaktoren für Veränderungen zu beachten. Darüberhinaus ist es essentiell die Ziele und Strategie der Organisation im Auge zu behalten und diese durch die Transformation zu unterstützen.

Die Agile Transformation selbst wird auch mit agilen Methoden durchgeführt. Einerseits müssen die Veränderung und das Team, das sie treibt, dabei mit gutem Beispiel vorangehen. Andererseits sind agile Methoden eine gute Praktik für einen Veränderungsprozess, da auch hier die Prinzipien wie Transparenz, Inspizieren und Anpassen, dem Kunden Wert liefern etc. für eine erfolgreiche Veränderung sorgen.

Unterschied zwischen Transformation und Change Prozess

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Transformation und einem Change Prozess? Genau genommen ist eine Transformation auch ein Change Prozess. Der Begriff Change Prozess ist allgemeingültiger. Er beinhaltet einen Veränderungsprozess den eine Organisation durchläuft. Dies kann eine "einfache" Veränderung z.B. eines Prozesses, eines Werkzeugs oder einer Ausrichtung sein. Die Agile Transformation wird Transformation genannt, weil sie eine sehr umfassende Veränderung ist, die sowohl Prozesse bzw. Zusammenarbeit, als auch die Kulturebene und die Organisationsstruktur betrifft.

Unterschied zwischen Agile Transformation und Agile Transition

Tatsächlich werden die Begriffe Agile Transformation und Agile Transition oft als Synonyme verwendet. Agile Experten verwenden allerdings häufiger den Begriff Agile Transformation. Unter einer Transition wird oft ein Übergang z.B. in eine neue Phase verstanden. Dagegen wird mit einer Transformation ein grundlegender Wandel beschrieben. Der Transformationsprozess betrifft so viele Aspekte einer Organisation, dass der Begriff Transition hier für viele zu kurz greift.

Warum agiles Arbeiten für die Organisationsentwicklung immer wichtiger wird

In einem steigenden Anteil der Unternehmen unserer Wirtschaft setzt sich agiles Arbeiten zumindest auf der Ebene von Teams durch. Immer mehr Teams sehen Vorteile in der Nutzung einer agilen Methode. Viele Bereiche der Produktentwicklung, in denen mehrere Teams ein Produkt entwickeln, nutzen agile Vorgehensweisen auch für die teamübergreifende Koordination. Diese Entwicklung bedeutet gleichzeitig, dass der Bedarf agilem Wissen in der Organisationsentwicklung immer wichtiger wird.

Wenn die Einführung von agilen Methoden in immer mehr Unternehmen zu den Standards gehört, wird auch der Bedarf an agilen Coaches größer. Gleichzeitig steigt auch der Bedarf an Organisationsentwicklern mit agilem Wissen und agilem Mindset, die eine solche Entwicklung adäquat begleiten können.

Auch für eine Organisationsenwicklung selbst ist Projektmanagement ein wichtiges Element. Die Aktivitäten, die während des Change Prozesses anstehen, müssen orchestriert werden. Das gehört zu den Grundlagen von gutem Changemanagement. Aber auch hier verändern sich die Herausforderungen während dem Umsetzen der Veränderungen aufgrund verschiedener Faktoren schnell. Dazu gehören z.B. eine sich wandelnde Umwelt oder ein sich veränderndes Geschäftsmodell.

Daher sind auch hier agile Methoden nicht nur hilfreich sondern erforderlich. Damit ist das Transformationsteam, dass eine agile Transformation treibt, nicht nur ein gutes Vorbild, sondern kann auch einfach die Veränderungen der Rahmenbedingungen und neue Bedürfnisse der Organisation während des Change Prozesses aufnehmen und damit umgehen.

Vorteile

Geschäftlich: eine agilere Organisation führt zu mehr Geschwindigkeit in der Entwicklung und Lieferung von Produkten oder Services. Entscheidungen werden dezentraler getroffen, dort wo die Expertise liegt. Dies führt zu einer schnelleren Entscheidungsgeschwindigkeit auf allen Ebenen.

Führungskräfte: die Führungskraft in der agilen Organisation wird entlastet. Die Entscheidungen für unterschiedliche Aspekte werden durch Gewaltenteilung auf verschiedene Schultern verteilt. Damit kann sich eine Führungskraft auf die eigene Rolle konzentrieren und dort hervorragend sein.

Mitarbeiter: die Mehrzahl der Mitarbeitenden ist in einer agilen Organisation zufriedener. Sie sehen den eigenen Wertbeitrag deutlicher und haben mehr Einfluß auf Entscheidungen auf ihrer Kompetenzebene.

Kulturebene: die Arbeitskultur ist die des agilen Mindsets. Damit herrscht eine Kultur der Transparenz und offenen Fehlerkultur, die eine kontinuierliche Verbesserung der Organisation beflügeln. Diese Kultur sagt den meisten Mitarbeitern des Unternehmens deutlich mehr zu, als die traditionellere Kultur.

Kontinuierliche Verbesserung: mit agilen Prozessen und einer agilen Kultur kommt eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe, der Strukturen und der Produkte.

Nachteile

Geschäftlich: eine umfassende Transformation führt dazu, dass langjährig eingeübte Prozesse und bekannte Strukturen verändert oder ersetzt werden. Das kann im ersten Schritt zu neuen Herausforderungen und ungewohnten Ergebnissen führen.

Führungskräfte: es gibt Führungskräfte, die in traditionellen Unternehmen in einem Heldenmodus agieren. Sie nehmen alle Verantwortung auf sich, sorgen für ihre Mitarbeiter und verteidigen ihre Bereiche. Sie spielen oft eine wichtige Rolle in den Unternehmen. Für diese Führungskräfte kann es ein schwieriger Transformationsprozess werden. Loslassen tut weh. Das wird die Veränderung aber von ihnen verlangen.

Mitarbeiter: es gibt Mitarbeiter, die nicht viel selbst bestimmen möchten. Ihnen ist es lieber, wenn jemand anders die Verantwortung übernimmt und vorgibt was zu tun ist. Diese Mitarbeiter verlieren sie eventuell, sie werden sich eventuell einen Arbeitgeber suchen, bei dem traditionellere Prozesse befolgt werden.

Kulturebene: die Transformation wird zu einer Veränderung der Unternehmenskultur führen. Hier gibt es zwei Herausforderungen. Zum einen müssen traditionelle Kultur und Einstellung wirklich losgelassen werden, sonst bleibt die Kultur ein Hindernis auf der Reise. Das führt oft zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, da dann die Unternehmenskultur der gewünschten Arbeitsweise in vielen widerspricht. Andererseits darf die Kultur aber nicht zu einem "jeder darf alles" werden. Zumindest in großen Unternehmen muss es weiterhin eine Möglichkeit geben, z.B. Regeleinhaltung/Governance sicherzustellen. Das erfordert teilweise Neudenken und Neuinterpretieren und das ist in der Regel eine Herausforderung.

Was ist das Ziel einer Agile Transformation?

Eine Agile Transformation starten Organisationen dann, wenn sie "agiler" werden wollen. In der Regel ist das Ziel eine agile Organisation zu werden. Das ist aber nur Mittel zum Zweck. Das vorrangige Ziel von Organisationen die eine Agile Transformation starten, ist damit ihre Anpassungsfähigkeit zu steigern, eine stärkere Kundenorientierung umzusetzen und damit einen Wettbewerbsvorteil auf ihrem Markt zu erzielen.

Oft startet die Agile Transformation in der Organisation schon bevor sie "offiziell" gestartet wird, indem einzelne Projektteams anfangen agile Methoden, wie z.B. Scrum, einzusetzen. Sie machen damit dann gute Erfahrungen, der Kunde wird stärker eingebunden und ist zufriedener und die Teams steigern zusehens ihre Qualität. Das sind Erfolge, die erst auf kleiner Ebene sichtbar werden und dann mit der offiziellen Agilen Transformation auf die gesamte Organisation erweitert werden soll.

Agile Transformation an einem Beispiel erklärt

Die Agile Transformation bei einem unserer großen Kunden begann im Management-Kreis. Das Unternehmen hat über 1000 Mitarbeiter und stellt eine Vielzahl an elektrotechnischen Produkten her. In der Vergangenheit wurde die Entwicklung einer Produkt- und Unternehmens-Strategie häufig an Beratungen ausgelagert. Jetzt wollte der Top-Management-Kreis die Strategie selbst entwickeln und einen agilen Ansatz dafür verwenden. Wir begannen mit Workshops, in denen erst ein Basiswissen zu agilen Prinzipien und Praktiken vermittelt wurde und dann gemeinsam ein Kanban-Board erstellt wurde für die strategischen Initiativen, die auf dem Prüfstand stehen sollten. In regelmäßigen Arbeitssessions hat der Managementkreis dann Initiativen vorgeschlagen, geprüft, ausprobiert und entweder verworfen oder ins Portfolio, genauer in das Portfolio-Kanbanbard aufgenommen.

Der so durchlaufene Prozess der agilen Strategie-Entwicklung, der sich über mehrere Monate erstreckte, hat im beteiligten Management-Kreis ein agiles Mindset gefördert und erlebbar gemacht. Dies hat eine Reihe von Führungskräften so begeistert, dass sie schon von selbst anfingen agile Praktiken in ihr tägliches Leben zu integrieren. Im nächsten Schritt forderten sie von ihren Teams das Ausprobieren von agilen Vorgehensweisen. Damit begann die Durchdringung der Organisation mit agilen Methoden.

Der eigentliche Schritt zu einer "offiziellen" Transformation begann, nachdem die ersten Teams Erfolge sahen und davon berichteten. Hierfür wurde ein zentrales interdisziplinäres Team aufgesetzt, dass die Orchestrierung der Transformation begleiten sollte. Dieses Team setzte ein Verfahren auf, wie Teams sich für ein agiles Coaching melden konnten, und wie sie mit diesem Coaching durch ihre eigene Transformation auf Teamebene begleitet wurden.

In der Zwischenzeit hat die Organisation nicht nur die eigenen Produktideen im Griff und ist für zukünftige Entwicklungen gerüstet, sondern auch die Time-to-Market Geschwindigkeit hat sich deutlich erhöht. Diese Erfolge führten auch zu einer Beschleunigung der Transformation selbst.

Erfolgsfaktoren und Rahmenbedingungen

Die folgenden Erfolgsfaktoren sorgen für eine leichtere und reibungsärmere Transformation.

Top Management sollte Agilität verstehen (Grundwissen)

Wie schon in unserem Beispiel angedeutet, sorgt ein grundlegendes agiles Verständnis des Top Managements für die nötige Unterstützung während der Transformation. Das Management schafft das Umfeld und den Rahmen für die Veränderung oder Transformation. In der Führung das Richtige zu tun, das die Transformation unterstützt, ist eine Herausforderung, für die das Topmanagement gerüstet sein sollte. Hierbei ist ein Verständnis der agilen Prinzipien ein essenzieller Vorteil.

Müssen alle mitmachen?

Die leichte Antwort: nein. Es sollte eine sinnvolle Vorgehensweise anhand der Adoptionskurve der Veränderung gewählt werden. Das bedeutet, fange mit den Freiwilligen an, fange mit Pilotteams und mit Pilotbereichen an, die Lust dazu haben. Menschen, die sich gegen die Veränderung sperren, werden immer Gründe finden, warum es nicht funktioniert. Menschen, die für die Veränderung sind, werden einen Weg finden, wie sie funktioniert. Und damit entstehen Erfolgsgeschichten, die wiederum andere überzeugen.

Organisationsentwicklung / Change Management

Auch bei einer Agilen Transformation sind die guten Praktiken aus dem Change Management wichtig. Ebenso wird ein Change Management Team - also ein zentrales Team, dass die Veränderung orchestriert - wichtig.

Vision / Vorstellung vom Zielzustand entwickeln

Wie bei anderen Veränderungen ist ein gemeinsames Ziel und eine gemeinsame Vision notwendig. Damit herrscht auch ein gemeinsames Verständnis, warum sich die Organisation verändern muss und wohin.

Agile Prinzipien

Bei einer Agilen Transformation können viele Muster, Frameworks und Vorgehensweisen zum Einsatz kommen. Wichtig ist, dass diese die oben schon beschriebenen agilen Prinzipien umsetzen:

• Dem Kunden Wert liefern

• Arbeit in Fluss bringen

• Ermächtigung und Selbst-Management

• Transparenz

• Inspizieren und Anpassen

Agile Transformation Coach

Ein essentieller Erfolgsfaktor einer Agilen Transformation ist die Begleitung durch agile Coaches, die das agile Mindset verinnerlicht haben. Ein erfahrener agile Coach kennt typische Hindernisse und Widerstände, erkennt aber auch spezifische Hindernisse der Organisation - auch kulturelle - schnell und ist ein wichtiger Wegweiser in der Transformation.

Darüberhinaus hat ein erfahrener agiler Coach auch schon eine Reihe von Agilen Transformationen durchlaufen und bringt gute Vorgehensweisen für die verschiedenen Aspekte der Transformation ein.

Agile Coach Ausbildung

Eine Organisation, die eine agile Transformation anstrebt, braucht agile Coaches als Unterstützung und Lotsen der Organisation. Um eine gezielte Entwicklung von Mitarbeitern zu agilen Coaches zu vollziehen, bietet sich eine Agile Coach Ausbildung an. Die Voraussetzung für die Teilnahme an einer solchen Ausbildung ist eine gewisse Erfahrung in agilem Arbeiten und mit dem agilen Mindset.

In der Ausbildung werden die verschiedenen Aspekte des Coach-Daseins in mehreren Modulen explizit gemacht, mit Theorie hinterlegt und eingeübt. Die Teilnehmer lernen auch eine Reihe von verschiedenen Techniken und Werkzeugen kennen, die sie als agile Coach einsetzen können. Am Ende der Ausbildung sind die Teilnehmer bereit eine Agile Transformation gezielt zu unterstützen.

Change Management

Die Transformation ist eine Veränderung der Arbeitsweisen und der Kultur. Für eine solche Veränderung ist ein nachhaltiges Changemanagement essenziell. Durch die Einhaltung von Changemanagement-Prinzipien werden die Mitarbeiter mitgenommen und Hindernisse abgebaut oder ein Umgang mit ihnen gefunden. Ein wichtiger Aspekt ist hier - wie schon erwähnt - die Umsetzung entlang der Adoptionskurve und die Einbindung von freiwilligen Pilotteams. Mit ihnen kann die neue Art der Zusammenarbeit leicht ausprobiert und erfolgreich gemacht werden.

Agile Transformation Beratung

Als agile Unternehmensberatung ist wibas auf die Begleitung von Agilen Transformationen spezialisiert. Unsere agilen Coaches haben einen langjährigen Erfahrungsschatz mit erfolgreichen Transformationen, den sie für ihre Organisation erfolgreich einsetzen können. Mit unserer Agile Transformation Beratung können sie eine effiziente und effektive Transformation gestalten.

Den Reifegrad einer Agilen Transformation bestimmen

Das Für und Wider einer agilen Reifegrad-Messung wird immer gerne diskutiert. Tatsächlich gibt es oft eine Diskrepanz zwischen "wir sind doch schon agil, wir machen Scrum" und einem tatsächlichen agilen Mindset. Oft wird das reine Befolgen von einem agilen Framework gleichgesetzt mit Agilität. Dabei wird die Frage nach dem dahinter liegenden Ziel vergessen. Warum wollen wir agiler sein, was ist das Ziel? Und haben wir das Ziel erreicht?

Darüberhinaus werden Menschen, die tatsächlich ein agiles Mindset verinnerlicht haben, nie sagen "wir sind agil". Sie werden immer sagen, wir haben noch einen Weg vor uns und können noch besser werden.

Um eine agile Transformation offiziell zu starten, kann es sinnvoll sein, einen genaueren Blick auf den "agilen Reifegrad" zu werfen. Dabei kann im Fokus sein, die Arbeitsweisen der Organisation zu bewerten auf Vorteile, die Agilität bringen kann. Ebenso kann im Fokus sein, Teams, die "schon agil sind", auf ihre Zielerreichung hin zu überprüfen. Beides hilft dabei, das weitere Vorgehen der Transformation dieser spezifischen Organisation zu entwickeln und damit loszulegen.